Czy przy składaniu zamówienia przez telefon występuje konieczność otrzymania zgody na przetwarzanie danych osobowych?

Podczas zbierania zamówień, gromadzone są dane osobowe, które są niezbędne do ich realizacji (m.in. imię i nazwisko, adres, numer telefonu). Dotyczy to zarówno zamówień składanych przez internet, jak i przez telefon. Pojawia się jednak pytanie: w jaki sposób pozyskać od klientów zgodę na przetwarzanie danych osobowych, by nie naruszać ich praw?

Dane osobowe przy zamówieniu telefonicznym – podstawowe informacje

Dla lepszego wyjaśnienia sytuacji konieczne jest przyjrzenie się takim pojęciom, jak administrator i podmiot przetwarzający. Administratorem jest w tym wypadku sklep lub inna placówka, odpowiadająca za bezpośrednie świadczenie usługi. To administrator ma obowiązek zadbać o bezpieczne przechowywanie danych i ustalić cel ich udostępniania.

Z kolei podmiotem przetwarzającym może być firma współpracująca z administratorem danych, np. firma świadcząca usługi księgowe, wystawiająca dokumentację finansową, dotyczącą Twojego zamówienia.

Oznacza to, że całkowite odmawianie zgody na przetwarzanie Twoich danych podczas realizacji zamówienia, przekłada się na brak możliwości jego realizacji.

Na co uważać, uzyskując zgodę od klienta przez telefon?

Zgoda musi być wyrażona świadomie, dobrowolnie, konkretnie i jednoznacznie. Oznacza to, że osoba wyrażająca zgodę uzyskała wszystkie niezbędne informacje na temat jej praw. Co jeszcze należy wiedzieć?

• Zgoda może być wyrażona pisemnie, ustnie lub elektronicznie.
• Jeśli klient podczas pytania o wyrażenie zgody milczy, nie podejmuje określonych działań lub podczas zamówienia przez internet ma do czynienia z domyślnie zaznaczonymi okienkami, nie może to być interpretowane jako wyrażenie zgody.
• Aby zgoda nie miała charakteru abstrakcyjnego, klient musi uzyskać informację m.in. o tym, jak dane będą przetwarzane i w jakim celu, a także uzyskać wiedzę o możliwości wycofania zgody na przetwarzanie w każdej chwili.
• Jeśli kilka różnych czynności wykonywanych na drodze przetwarzania danych ma ten sam cel, wówczas wystarczy jedna zgoda. Jeśli zaś cele są różne, konieczne jest wyrażenie osobnej zgody dla każdego z celów.

Wycofywanie zgody na przetwarzanie danych  – najważniejsze informacje

• Uzyskując zgodę od klienta, masz obowiązek poinformować o prawie do jej wycofania, jeszcze zanim zostanie ona pozyskana.
• Zgoda musi być wycofana równie łatwo, jak jest zawarta. Oznacza to, że jeśli pozyskujesz zgodę podczas rozmowę telefoniczną, jako administrator masz obowiązek umożliwić klientowi wycofanie jej także podczas rozmowy telefonicznej.

Dobrowolność wyrażania zgody w świetle przepisów RODO

• Jeśli do realizacji usługi nie potrzebujesz danych klienta w celu realizowania określonych umów, wówczas nie możesz odmawiać wywiązania się z niej, gdy klient nie wyrazi zgody na przetwarzanie danych.
• Klient nie może ponieść negatywnych konsekwencji prawnych, jeśli odmówi zgody na przetwarzanie danych osobowych.
• W sytuacji, gdy dane mają być wykorzystane w kilku różnych celach, masz obowiązek zapewnić klientom możliwość wyrażenia zgody na każdy cel z osobna.
• W przypadku, gdy masz prawo do przetwarzania danych osobowych klienta na podstawie innych przesłanek, niż wyrażona przez niego zgoda, wówczas nie możesz odmówić realizacji umowy, jeśli klient odmówi wyrażenia zgody.

Przetwarzanie danych osobowych w świetle RODO – podsumowanie

●     Zgoda musi być wyrażona świadomie i wprost – nie wolno podejmować decyzji za klienta, jeśli ten np. nie udzielił jednoznacznej odpowiedzi.

●     Zachodzi konieczność poinformowania klienta, jak i w jakim celu będą przetwarzane udostępnione dane.

●     Do przetwarzania danych w odrębnych celach, konieczne jest uzyskanie odrębnych zgód.

●     Klient ma prawo wycofać zgodę w każdej chwili, w równie łatwy sposób, w jaki ją wyraził.

●     Nie można narażać klienta na negatywne konsekwencje prawne, jeśli odmówi wyrażenia zgody.

●     Zabroniona jest odmowa realizacji umowy, w przypadku odmowy wyrażenia zgody, jeśli pozyskiwane dane nie są absolutnie niezbędne do jej realizacji.

Ochrona danych osobowych – szkolenie

Mimo dostępu do licznych informacji na temat ochrony danych osobowych łatwo o błąd, który może być bardzo kosztowny – zarówno w sensie finansowym, jak i wizerunkowym. Aby uniknąć kłopotów, warto rozważyć wsparcie z zakresu ochrony danych osobowych – szkolenie prowadzone m.in. przez Bureau Veritas. Dlaczego?

Procesy wdrażania systemów ochrony danych osobowych w Twojej firmie będą przebiegały znacznie szybciej i sprawniej, a Ty zyskasz pewność, że są wprowadzane w pełni prawidłowo. Co więcej, wiedza przeszkolonych pracowników pozwoli Ci na sprawną interwencję w przypadku naruszeń, a także przeprowadzanie analizy potencjalnego ryzyka i skutków przetwarzania danych. Twoja firma i dane klientów będą znacznie lepiej chronione.